Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is Wouters Yonik, handelend onder de namen “Remoria” en “econik”, gevestigd te Neptunusstraat 91 bus 1, 2600 Antwerpen (België), ondernemingsnummer 0774.952.893. Vragen over privacy stel je via hello@remoria.eu.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij gegevens verwerken:

• Beheerders en kopers: wie een gedenkplek aanmaakt of aankoopt;
• Genodigden: familie en vrienden die worden uitgenodigd om bij te dragen of mee te lezen;
• Professionele partners: uitvaartondernemingen en hun medewerkers;
• Websitebezoekers: wie remoria.eu bezoekt of het contactformulier of de nieuwsbrief gebruikt.

3. Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, taalvoorkeur, inloggegevens;
• Gegevens over de gedenkplek: naam en gegevens van de overledene, foto’s, video’s, audio, verhalen, eerbetonen en berichten die gebruikers plaatsen (“Inhoud”);
• Betaal- en factuurgegevens: gekozen plan, betaalstatus en factuurgegevens. Je kaart- of rekeninggegevens worden verwerkt door onze betaalprovider en bereiken onze servers nooit;
• Bestelgegevens fotoboek: leveringsadres en bestelinhoud wanneer je een gedrukt fotoboek bestelt;
• Partnergegevens: ondernemingsgegevens, contactpersonen en facturatiegegevens van partners;
• Communicatie: berichten via het contactformulier, e-mail of de nieuwsbriefinschrijving;
• Technische gegevens: beperkte log- en beveiligingsgegevens die nodig zijn om het platform veilig en stabiel te laten werken.

4. Waarvoor en op welke grond gebruiken we je gegevens?

We verwerken gegevens uitsluitend voor de volgende doelen, telkens op een wettelijke grondslag uit de AVG:

• Het leveren van de dienst (gedenkplekken aanmaken, Inhoud tonen aan genodigden, fotoboeken verwerken) — uitvoering van de overeenkomst;
• Facturatie en boekhouding — wettelijke verplichting;
• Service-e-mails (uitnodigingen, herinneringen bij het aflopen van een plan, belangrijke wijzigingen) — uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang;
• De nieuwsbrief — jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail;
• Beveiliging en misbruikpreventie — gerechtvaardigd belang;
• Het beantwoorden van vragen via het contactformulier — gerechtvaardigd belang of precontractuele stappen.

We gebruiken je gegevens nooit voor advertenties, we verkopen ze nooit aan derden, en we trainen er geen AI-modellen mee.

5. Gegevens van overledenen

De AVG beschermt gegevens van levende personen. Toch behandelen we de gegevens en beelden van overledenen met dezelfde zorg en discretie als die van levenden — uit respect voor hen en voor wie van hen houdt. Nabestaanden kunnen ons altijd contacteren met vragen of bezwaren over de gedenkplek van hun dierbare, bijvoorbeeld op grond van het portretrecht, dat in België tot twintig jaar na het overlijden bij de nabestaanden rust.

6. Foto’s waarop anderen staan

Wie Inhoud plaatst waarop andere (levende) personen herkenbaar zijn, is er zelf voor verantwoordelijk dat dit mag — zie ook onze algemene voorwaarden. Sta je herkenbaar op een gedenkplek en wil je dat niet? Laat het ons weten via hello@remoria.eu; we bekijken het samen met de beheerder en halen beelden weg waar dat gerechtvaardigd is. Gedenkplekken zijn overigens volledig besloten: enkel genodigden hebben toegang, en zoekmachines kunnen niet meelezen.

7. Met wie delen we gegevens?

We delen gegevens enkel met dienstverleners die we nodig hebben om Remoria te laten werken, zoals onze hostingprovider, onze betaalprovider, onze e-mailverzender en de drukkerij die fotoboeken produceert en verzendt. Met elk van hen sluiten we een verwerkersovereenkomst: zij mogen jouw gegevens uitsluitend verwerken in onze opdracht en voor het leveren van de dienst. Daarnaast delen we gegevens enkel wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Werkt jouw gedenkplek via een uitvaartondernemer, dan ontvangt die enkel wat nodig is voor zijn dienstverlening (zoals de status van de gedenkplek) — nooit de inhoud van gesprekken tussen genodigden.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de EER. Waar een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals de Europese standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

9. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Inhoud van een gedenkplek: zolang het plan actief is. Daarna wordt de gedenkplek gearchiveerd en blijft de Inhoud nog gedurende een overgangsperiode bewaard, zodat de beheerder alles kan downloaden of het plan kan hernemen. Daarna wordt de Inhoud definitief verwijderd. Inhoud verdwijnt nooit onaangekondigd;
• Accountgegevens: zolang je account bestaat, en daarna zo lang als nodig voor de afwikkeling;
• Factuurgegevens: zeven jaar, zoals de boekhoudwetgeving vereist;
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft;
• Contactberichten: zo lang als nodig om je vraag af te handelen.

10. Hoe beveiligen we je gegevens?

Gedenkplekken zijn besloten omgevingen: toegang verloopt via persoonlijke uitnodigingen of toegangscodes, en verbindingen zijn versleuteld. We beperken de toegang tot gegevens tot wat strikt nodig is, en onze dienstverleners voldoen aan gangbare beveiligingsstandaarden. Geen enkel systeem is perfect, maar we behandelen jouw herinneringen zoals we zouden willen dat iemand met die van ons omgaat.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Toestemming (zoals voor de nieuwsbrief) kun je altijd intrekken. Mail ons via hello@remoria.eu; we antwoorden binnen de wettelijke termijn van één maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be). We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen.

12. Cookies

Remoria gebruikt enkel cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn om de website en het platform te laten werken, zoals inlogsessies en taalvoorkeuren. Voor deze essentiële cookies is geen toestemming vereist. Zouden we in de toekomst analytische of andere niet-essentiële cookies willen gebruiken, dan vragen we daarvoor eerst je toestemming en werken we deze verklaring bij.

13. Remoria als verwerker voor partners

Wanneer een uitvaartondernemer een gedenkplek aanmaakt voor zijn cliënten, kan de ondernemer voor bepaalde gegevens optreden als verwerkingsverantwoordelijke en Remoria als verwerker. In dat geval verwerken wij die gegevens volgens de instructies van de partner en de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Voor je rechten kun je altijd bij ons én bij de betrokken partner terecht.

14. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De datum bovenaan vertelt je wanneer de laatste wijziging plaatsvond. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je actief.

15. Contact

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar hello@remoria.eu of schrijf naar: econik · Wouters Yonik, Neptunusstraat 91 bus 1, 2600 Antwerpen, België.